GTD con iOS y Microsoft Exchange (Parte 3) : Recordatorios

Sigo con el proceso en el que pretendo conseguir usar los Recordatorios de iOS vinculados con una cuenta de MS Exchange como herramienta de soporte al usar la metodología de GTD.

El primer paso es configurar la cuenta Exchange en el iOS como si se tratara de una cuenta de correo normal. Cuando nos pida que servicios queremos sincronizar, tenemos que indicarle que queremos sincronizar los Recordatorios.

He comprobado que la mejor manera de tener sincronizados los recordatorios del dispositivo móvil con la cuenta de Exchange es activando la sincronización por Push. Con la sincronización manual no funciona bien y no se actualizan correctamente las tareas cuando las creas en un sitio o las marcas como realizadas en el otro.

La cuenta de iCloud también tiene la opción de sincronizar los recordatorios con otros dispositivos de Apple. Yo uso esta cuenta para almacenar la lista de los recordatorios personales.




Los recordatorios de iCloud tienen los mismos campos de información que los de Exchange, con la diferencia del campo Avisarme en un lugar . Esto es muy útil en el terreno personal, puede servir para recordarte cosas al llegar a casa o al pasar por delante de alguna tienda. Eso sí, te obliga a tener que activar la ubicación y a los amantes de las conspiraciones eso no les suele gustar.

En la cuenta de Exchange tengo una carpeta Tareas que viene creada por defecto y que no es posible cambiar de nombre. Así que la aprovechare y hará las funciones de Bandeja de Entrada y he creado las cuatro carpetas que mencione anteriormente:

• Importante
• Urgente
• Algún día 
• Pendiente

Y finalmente queda visible la lista de Programado que es la que me ha llevado a intentar migrar de Wunderlist a Recordatorios. La lista de programados es una recopilación de las Tareas que tengo pendientes y que tienen una fecha de caducidad. Me muestra las tareas que tengo programas para hoy, las de ayer que no he completado y las que tengo a la vista durante la próxima semana.

El aspecto de los recordatorios es el siguiente:

Ahora esta el entorno preparado, en Exchange dejaré las tareas de trabajo y en iCloud las personales. El flujo de las tareas es el mismo que teníamos antes con el añadido de la lista Recordatorios:

Pongamos un ejemplo: 

Se me ha fundido la luz de la cocina y me llega una orden directa: "Tienes que cambiar las luz de la cocina!" mí salud e integridad física dependen de ello. Vamos a pasar esto por los filtros del flujo de tareas:

1. Bandeja de entrada: "Cambiar la luz de la cocina"
2. Procesar: Puedo dividir esto en 3 tareas:

• Quitar la bombilla fundida. 
• Comprar una bombilla de recambio.
• Colocar la nueva bombilla.

Como es algo personal, todo lo pongo en la lista de Recordatorios. 
3. Organizar: Vamos ha organizar en el tiempo.

• Quitar la bombilla fundida: Esto lo puedo hacer hoy al llegar a casa después del trabajo, así que en el Recordatorio indico que quiero que me lo recuerde al llegar a casa.
• Comprar una bombilla de recambio: Como cuando acabe de quitar la bombilla ya sera tarde y estará la ferretería cerrada, programo la tarea para mañana a las 20h.
• Colocar la nueva bombilla: Hacer bricolaje es un deporte de riesgo según las estadísticas (Cada 24 segundos se produce un accidente doméstico) y ya me he arriesgado mucho esta semana subiendo a una escalera a altas horas de la noche. Vamos a dejar esta peligrosa tarea para el sábado por la mañana. 

4. Así tenemos la tarea dividida en tres tareas más sencillas que dan menos pereza, sabemos cuando tenemos que realizarlas (algo muy recomendable cuando surge la pregunta: "Y cuando piensas arreglar esto?!") y solo nos queda pasar a la Acción.

El el próximo articulo de esta serie quiero comentar algunos trucos para usar Recordatorios con Siri ya que la cosa tiene truco y estoy recopilando las ordenes.