Antes de nada, si lee esto algún purista de GTD que no explote de indignación y ruego que me perdone, he interpretado el método a mi manera, a mi me funciona. Pero si alguien cree que hay cosas que puedo mejorar, le agradecere que me lo comente.
Uno de los principales problemas que me encuentro a la hora de trabajar es la necesidad de controlar a que dedico el tiempo, algo que es bastante difícil entre los proyectos que están en marcha, los que me gustaría poner en marcha, los que me piden que colabore y las interrupciones habituales en un Administrador de Sistemas (altas de usuario express, bajas fulminantes, asignaciones de quota superimportantes, recuperaciones a vida o muerte...) .
Intente varias opciones para lograr mantener el control: decir que sí a todo, decir que no a todo, aislarme en una burbuja, responder solo a las peticiones de mi jefe, etc. Ninguna de ellas logro un buen resultado, si bien con algunas lograba acabar mi trabajo en tiempo record, en la mayoria de ocasiones el precio era el ostracismo y la marginación de los compañeros. En algún momento tal vez tenga que volver a valorar si esta era el precio o la recompensa.
Un buen dia procastinando entre blogs y artículos web alguien escribía sobre el método Getting Things Done de David Allen (GTD), un método para gestionar el tiempo basado en varios conceptos, como el de divide y vencerás y en la idea de concentrar la mente en una sola tarea a la vez. Para tener una idea general, el método de David Allen consiste en cinco principios:
Además están las interrupciones, todas aquellos nuevos trabajos que te vienen a buscar allá donde estes, en muchos casos literalmente. El método GTD recomienda realizar un filtrado para todas estas tareas: todas aquello que se pueda hacer en menos de 2 minutos, hazlo inmediatamente, lo que requiera más tiempo, a la Bandeja de Entrada.
Como se aplican estos principios básicos?
Pongamos un ejemplo en el que ya tenemos este sistema en marcha y en nuestra lista de tareas ya hay muchas tareas de muchos proyectos y nos entra un proyecto nuevo: montar un servidor de monitorizacion Nagios. Bien vamos por partes:
1. Recopilar: cuando nos llega la tarea, seguramente que nos pille en algún momento de concentración máxima, discutiendo el partido del dia anterior en la cafetería o un asalto a mano armada en el pasillo. Así que lo primero que tenemos que hacer es apuntar esa tarea en nuestra Bandeja de Entrada.
2. Procesar: se puede dividir esta tarea? claro! hasta cuando la puedo reducir? hasta el absurdo! tal vez no sea necesario. Yo intento dividirlo en tareas que más o menos puedan ocuparme una hora o dos. El máximo tiempo que puedo concentrarme en la pantalla sin que me explote la cabeza. Así que seamos optimistas y dividimos en tres tareas: Clonar plantilla de linux, Instalar y configurar el Nagios en el Linux, Configurar los Hosts y Servicios a monitorizar.
3. Organizar: Como siempre, todas las peticiones son superurgentes pero supongo que si tenemos algo de experiencia sabremos cuales pueden ir primero o cuales son procesos que se pueden quedar por detrás mientras se puede hacer otra tareas. Por ejemplo, Clonar la plantilla se puede hacer en background, pero no hasta que esta no acabe no podemos empezar a Instalar y configurar nada. Así mientras hacemos la plantilla de clonar la plantilla, podemo hacer alguna otra tarea que tengamos en la lista.
4. Revisar, revisar cada dia que tareas tenemos pendientes en las listas y ver cuales podemos reprogramar. Por ejemplo, cada día en el trayecto en tren al trabajo reviso las listas y programo las tareas que quiero realizar durante la jornada. Esta bien ser ambicioso, pero no es recomendable programar más de 5 tareas para un mismo dia, piensa que seguro que te van a interrumpir durante el dia.
5. Hacer. Un concepto bastante claro, no? Hacer las tareas que has planeado para hoy. El objetivo es realizar todas las tareas que tienes programadas, por eso es importante ser realista durante la planificación, ir arrastrando tareas de un día para otro siempre es un rollo.
Y como llevo este método al día a día? bien aquí es donde entra la parte digital. Hasta hace poco usaba la App Wunderlist , pero ahora con la nueva actualización de iOS 9, han añadido a los Recordatiorios una vista ordenada por fecha que facilita la aplicación de GTD. Viendo esta novedad me he propuesto migrar de Wunderlist a Recordatorios de iOS, sobretodo para poder usarlo con Siri, estoy convencido que el asistente virtual tiene alguna utilidad, pero aun no se la he encontrado :S .
En las próximas semanas intentaré migrar de entre estos servicios, cuando tenga el método 100% implantado haré otro post sobre como hacerlo.
Links:
https://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
http://zim-wiki.org/manual/Usage/Getting_Things_Done.html
Intente varias opciones para lograr mantener el control: decir que sí a todo, decir que no a todo, aislarme en una burbuja, responder solo a las peticiones de mi jefe, etc. Ninguna de ellas logro un buen resultado, si bien con algunas lograba acabar mi trabajo en tiempo record, en la mayoria de ocasiones el precio era el ostracismo y la marginación de los compañeros. En algún momento tal vez tenga que volver a valorar si esta era el precio o la recompensa.
Un buen dia procastinando entre blogs y artículos web alguien escribía sobre el método Getting Things Done de David Allen (GTD), un método para gestionar el tiempo basado en varios conceptos, como el de divide y vencerás y en la idea de concentrar la mente en una sola tarea a la vez. Para tener una idea general, el método de David Allen consiste en cinco principios:
- Recopilar todas las tareas en una lista, que podemos llamar Bandeja de Entrada.
- Procesar, analizar y dividir todas las tareas en subtareas, hasta el punto en que estas tareas no se puedan dividir más.
- Organizar las tareas según prioridades, cuales son Urgentes, cuales son Importantes, cuales pueden esperar, etc... Ademas de ordenar y clasificar las tareas según prioridades se pueden hacer otras divisiones: por proyectos, por clientes, por empleados, etc... Yo prefiero simplificar estas listas lo máximo para hacer el proceso mucho más sencillo. Menos és más.
- Revisar las tareas que ya tenias procesadas y organizadas y ver cuales son las que puedes realizar Hoy.
- y Hacer las tareas.
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| Diagrama de flujo de tareas |
Además están las interrupciones, todas aquellos nuevos trabajos que te vienen a buscar allá donde estes, en muchos casos literalmente. El método GTD recomienda realizar un filtrado para todas estas tareas: todas aquello que se pueda hacer en menos de 2 minutos, hazlo inmediatamente, lo que requiera más tiempo, a la Bandeja de Entrada.
Como se aplican estos principios básicos?
Pongamos un ejemplo en el que ya tenemos este sistema en marcha y en nuestra lista de tareas ya hay muchas tareas de muchos proyectos y nos entra un proyecto nuevo: montar un servidor de monitorizacion Nagios. Bien vamos por partes:
1. Recopilar: cuando nos llega la tarea, seguramente que nos pille en algún momento de concentración máxima, discutiendo el partido del dia anterior en la cafetería o un asalto a mano armada en el pasillo. Así que lo primero que tenemos que hacer es apuntar esa tarea en nuestra Bandeja de Entrada.
2. Procesar: se puede dividir esta tarea? claro! hasta cuando la puedo reducir? hasta el absurdo! tal vez no sea necesario. Yo intento dividirlo en tareas que más o menos puedan ocuparme una hora o dos. El máximo tiempo que puedo concentrarme en la pantalla sin que me explote la cabeza. Así que seamos optimistas y dividimos en tres tareas: Clonar plantilla de linux, Instalar y configurar el Nagios en el Linux, Configurar los Hosts y Servicios a monitorizar.
3. Organizar: Como siempre, todas las peticiones son superurgentes pero supongo que si tenemos algo de experiencia sabremos cuales pueden ir primero o cuales son procesos que se pueden quedar por detrás mientras se puede hacer otra tareas. Por ejemplo, Clonar la plantilla se puede hacer en background, pero no hasta que esta no acabe no podemos empezar a Instalar y configurar nada. Así mientras hacemos la plantilla de clonar la plantilla, podemo hacer alguna otra tarea que tengamos en la lista.
4. Revisar, revisar cada dia que tareas tenemos pendientes en las listas y ver cuales podemos reprogramar. Por ejemplo, cada día en el trayecto en tren al trabajo reviso las listas y programo las tareas que quiero realizar durante la jornada. Esta bien ser ambicioso, pero no es recomendable programar más de 5 tareas para un mismo dia, piensa que seguro que te van a interrumpir durante el dia.
5. Hacer. Un concepto bastante claro, no? Hacer las tareas que has planeado para hoy. El objetivo es realizar todas las tareas que tienes programadas, por eso es importante ser realista durante la planificación, ir arrastrando tareas de un día para otro siempre es un rollo.
Y como llevo este método al día a día? bien aquí es donde entra la parte digital. Hasta hace poco usaba la App Wunderlist , pero ahora con la nueva actualización de iOS 9, han añadido a los Recordatiorios una vista ordenada por fecha que facilita la aplicación de GTD. Viendo esta novedad me he propuesto migrar de Wunderlist a Recordatorios de iOS, sobretodo para poder usarlo con Siri, estoy convencido que el asistente virtual tiene alguna utilidad, pero aun no se la he encontrado :S .
En las próximas semanas intentaré migrar de entre estos servicios, cuando tenga el método 100% implantado haré otro post sobre como hacerlo.
Links:
https://es.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
http://zim-wiki.org/manual/Usage/Getting_Things_Done.html
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